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Rechtssichere E-Mail-Archivierung mit MailStorage Server

Kostenloser Leitfaden

Das Dokument stellt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien zur Archivierung von E-Mails vor und bietet Unternehmen praktische Tipps, beispielsweise wie Konflikte mit datenschutzrechtlichen Vorschriften vermieden werden können.

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Hintergrund

Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, ihre E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dazu gehört jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge.

Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Kommt diese ihrer Pflicht nicht nach, drohen steuerrechtliche, in bestimmten Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. Mit Hilfe von MailStorage Server kann Ihr Unternehmen die gegebenen rechtlichen Risiken einfach und zuverlässig ausschließen.

GoBD Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung (PDF)
 

Sicherheit durch regelmäßige Zertifizierungen

MailStorage Server wird regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert. Die Prüfung findet auf der Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) „Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen“ (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen. Die Zertifizierung berücksichtigt auch die in Österreich und der Schweiz geltenden Anforderungen.

Die offiziellen Bescheinigungen über die Prüfungsergebnisse stehen für alle veröffentlichten MailStorage Server-Versionen unter Downloads und Ressourcen als PDF-Dateien bereit.

MailStorage Server erfüllt die neuen GoBD

Das Bundesfinanzministerium hat am 14.11.2014 das Schreiben zu den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ veröffentlicht. Bei der Zertifizierung von MailStorage Server 9 wurde bereits der Entwurf der GoBD vom April 2014 beachtet. Die in der endgültigen Fassung der GoBD vorgenommenen Änderungen gegenüber dem Entwurf vom April 2014 sind im Wesentlichen redaktioneller oder formaler Art.

Umfassendes Technologiekonzept

Vollständigkeit der Archivierung

MailStorage Server ermöglicht die vollständige Archivierung aller E-Mails im Unternehmen. E-Mails können beispielsweise noch vor der Zustellung in die Postfächer der Mitarbeiter archiviert werden.

Originalgetreue Archivierung

Archivierte E-Mails stimmen in jeder Hinsicht mit dem Original überein und können bei Bedarf ohne Informationsverlust wieder aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden.

Manipulationssichere Speicherung

Durch Bildung von SHA-Hashwerten über die Inhalte der E-Mails und eine interne AES256-Verschlüsselung schützt MailStorage Server die archivierten Daten vor Manipulationen.

 

Manipulationssichere Exporte

Eine kryptografische Signatur, die man exportierten E-Mails hinzufügen kann, stellt sicher, dass exportierte E-Mails selbst außerhalb des Archivs vor Manipulationen geschützt bleiben.

Aufbewahrungsfristen

Grundsätzlich kann ein Benutzer, solange dies nicht aktiv vom Administrator geändert wird, keine E-Mails aus dem Archiv löschen. Darüber hinaus kann eine globale und über allen Benutzerrechten stehende Aufbewahrungsfrist definiert werden.

Legal Hold

Ist Legal Hold aktiviert, können ungeachtet aller anderen möglichen Konfigurationen von Benutzerrechten, Aufbewahrungsfristen usw. keine E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden.

Protokollierung

MailStorage Server protokolliert lückenlos alle Änderungen und Ereignisse, die vom Administrator definiert werden können, über eine integrierte Auditing-Funktion lückenlos.

Auditor-Zugriff

Über einen speziellen Benutzer „Auditor“ kann für externe Prüfer der Zugriff auf das Archiv realisiert werden.

Export

E-Mails können bei Bedarf aus dem Archiv heraus exportiert und in Standard-Dateiformaten zur Verfügung gestellt werden. Die exportierten E-Mails entsprechen in jeder Hinsicht dem Original.

 
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MailStorage Server

Der Standard für rechtssichere E-Mail-Archivierung

Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher. Anwender können weiterhin, beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, auf ihre E-Mails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen.

Vorteile für Ihr Unternehmen

  • Zuverlässige Erfüllung aller relevanten rechtlichen Anforderungen
  • Schnelle Suche über E-Mails und Dateianhänge
  • Schutz vor Datenverlusten
  • Reduzierung des Speicherbedarfs um bis zu 70%
  • Vereinfachung von Backup und Restore
  • Unabhängigkeit von PST-Dateien
  • Wartungsfrei
   

Warum MailStore Server?

MailStore Server ist als tausendfach erprobte Standard-Software einfach und schnell einsetzbar und dennoch, auch bei hohen Anforderungen, extrem wartungsarm und zuverlässig. Durch den niedrigen Einstiegspreis und die integrierte Speichertechnologie werden zudem die Gesamtkosten auf niedrigstem Level gehalten.

Integrierte Speichertechnologie

  • Wartungsfrei für den Endkunden
  • Sparen Sie bis zu 70% Speicherbedarf durch De-Duplizierung und Komprimierung
  • MailStore Server schützt Ihre Daten durch SHA-Hashes und AES256-Verschlüsselung

Extrem schneller Suchzugriff

  • Anwender können beispielsweise über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook oder über Web Access auf das Archiv zugreifen
  • MailStorageServer bietet eine extrem schnelle Volltextsuche über E-Mails und beliebige Typen von Dateianhängen
  • Anwender können E-Mails aus dem Archiv heraus in ihr Postfach selbstständig wiederherstellen

Flexible Archivierung

  • MailStorage Server unterstützt nahezu alle E-Mail-Systeme
  • E-Mails können direkt bei Ein- und Ausgang und somit zu 100% vollständig archiviert werden
  • Zusätzlich können bestehende Postfächer, öffentliche Ordner und Shared Mailboxes archiviert werden

MailStore Add-in für Microsoft Outlook

Das Outlook-Add-in von MailStore Server

Das MailStore Add-in integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und kann von allen Anwendern intuitiv genutzt werden.

Die erweiterte Suche des Outlook-Add-Ins von MailStore Server

Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden.

 

MailStore Web Access

Die WebAccess-Oberfläche von MailStore Server

Der responsive MailStore Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser – auch über Smartphones und Tablets.

Was kostet eine Mailachivierung?

für 4,99 Euro* pro Emailadresse/Monat bieten wir Ihnen die Archivierung von Emailadressen die WebJanssen liegen an.
für 6,99 Euro* pro Emailadresse/Monat archivieren wir Ihnen Imapkonten von externen Anbietern.
Die Einrichtungsgebühr pro Postfach liegt bei 9,90 Euro*

Leitfaden zur Achivierung

Grundlagen zur Rechtssicherheit

 

Endkundenzugriff

MailStorage Add-in für Microsoft Outlook

Das Outlook-Add-in von MailStore Server

Das MailStorage Add-in integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook und kann von allen Anwendern intuitiv genutzt werden.

Die erweiterte Suche des Outlook-Add-Ins von MailStore Server

Über die erweiterte Suche des Outlook Add-ins können auch komplexe Suchabfragen formuliert werden.

 

MailStorageWeb Access

Die WebAccess-Oberfläche von MailStore Server

Der responsive MailStorage Web Access ermöglicht den Zugriff auf das Archiv über einen beliebigen Internet-Browser – auch über Smartphones und Tablets.

 


*Alle Preise inkl. 19% MwSt. - Preisrabatte im ersten Jahr sind nur für Neukunden/Neuverträge gültig.- Gebührenfreie Aktionen gelten nur ab Zahlungsweise halbjährlich. - Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate mit automatischer Verlängerung um weitere 12 Monate. - Inkl. Domains sind Sponsoring. Bei einer Vertragsverlängerung von 24 Monaten können sie eine Treuegutschrift von bis zu 3 Monatsmieten erhalten. - Telefonpreise: DTAG Minutenpreis **0,09 Euro - Mobilfunkpreise maximal 0,42 Euro, *** 0,14 Euro - Mobilfunkpreise maximal 0,42 Euro, ****1,99 Euro / Minute - Mobilfunkpreise maximal 3,00 Euro Seit dem 01.01.2015 sind wir bei digitalen Gütern gemäß gültiger EU-Richtlinie dazu verpflichtet, Ihnen als Privatkunde den jeweils für Ihr EU-Land gültigen MwSt.-Satz zu berechnen. Für Geschäftskunden gilt nach wie vor die EU-weite Reverse-Charge-Regelung.
 

 

 

Nützliche Links

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